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Einleitung Massenfaxversand

Schritt 1 – Fax Broadcast-Liste

Massenfaxversand erfordert eine CSV-Liste mit den Faxnummern in Spalte A.

Dieser Schritt erklärt, wie Sie diese erstellen und hochladen können.

  1. Starten Sie Ihr gewünschtes Tabellenkalkulationsprogramm z.B. Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Tabellenkalkulation.
  2. Geben Sie die gewünschte Faxnummer in Spalte A ein, so muss z. B. die Zahl +49 (0) 69 123456 als  4969123456 eingegeben werden.
  3. Sie müssen jeder Spalte eine Kopfzeile geben. In der erste Zelle (A1) muss das Wort "Fax" stehen. Hinweis: Die erste Spalte enthält immer Faxnummern. UTBox kann kein anderes Format akzeptieren. Alle anderen Kopfzeilen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Bei Nutzung von zwei verschiedenen Woertern, müssen diese durch (.,-_) verbunden sein.
  4. Sobald Sie Ihre Spalten erstellt und  alle relevanten Daten eigefügt haben muss das Dokument als CSV (Trennzeichen getrennt)-Datei gespeichert werden. Dazu klicken Sie bei Verwendung von Microsoft Excel 2007/2010 auf die kreisförmige Office-Schaltfläche in der linken, oberen Ecke und dort im Menü  "Speichern unter" wählen. In allen Vorgängerversionen klicken Sie auf "Datei -> Speichern unter". Alle folgenden Meldungen mit 'Ja' bestaetigen. Hinweis:Das Standard-Excel-Tabellen Format ist *. xls, allerdings muss das Dokument als *. csv gespeichert werden um vom UTBox System akzeptiert werden zu können.

Beispiel Fax-Liste (mit der Kopfzeile "Name"):

fax-broadcast-list.png

5. Daraufhin oeffnen Sie das Dokument mit dem Editor wie folgt: Rechtsklick auf das Dokument -> Oeffnen mit -> Editor. Hier sehen Sie, dass als Trennzeichen das Semikolon verwendet wird. Um dies durch ein Komma zu ersetzen gehen Sie bitte auf Bearbeiten -> Ersetzen... -> Suchen nach: ';' -> Ersetzen durch: ',' -> Alle ersetzen.

Schritt 2 – Hochladen einer neuen Fax-Nummern Liste

Bevor die Massenfaxsendung verschickt werden kann muss die Liste der Faxnummern im UTBox Member Center hochgeladen werden.

  1. Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Center.
  2. Wählen Sie den Link "Hochladen einer Liste(Upload a List)" in der linken Menüspalte.
  3. Klicken Sie auf "Durchsuchen(Browse)", um die gewünschte Fax-Liste auszuwählen. Suchen Sie Ihre CSV-Datei aus und klicken Sie "Öffnen", um diese auszuwählen. Hinweis: Wenn Sie noch nicht über eine CSV-Fax-Liste verfügen finden Sie Hilfe in Schritt 1.
  4. Geben Sie Ihrer Liste einen Namen oder eine Beschreibung um sie später leichter zu finden.
  5. Stellen Sie sicher, dass die eingegebene Email Adresse korrekt ist. Sobald die Liste importiert wurde und bereit steht zur Nutzung erhalten Sie eine Betätigungsmail.
  6. Klicken Sie auf "Absenden(Submit)".

Schritt 3 – Start des Faxmailing

Voraussetzung zur Einrichtung eines Massenfaxes sind die Auswahl einer Liste und das Hochladen des zu verschickenden Dokumentes.

  1. Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Centre.
  2. Wählen Sie den Link "Neue Broadcast(New Broadcast)" in der linken Menüspalte.
  3. Klicken Sie auf "Durchsuchen(Browse)", um das zu versendene Dokument auszuwählen, daraufhin auf "Öffnen", um es hochzuladen. Hinweis: Bitte beachten Sie unsere unterstützten Dateitypen.
  4. Wählen Sie die Liste der Faxnummern aus, welche Sie benutzen möchten. Hinweis: Wenn Ihnen keine Liste angezeigt wird, folgen Sie Schritt 1 und Schritt 2.
  5. Geben Sie eine E-Mail Adresse ein, an welche die Sendebestätigung geschickt werden soll. Wenn Sie keinen Sendebericht erhalten möchten deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  6. Geben Sie eine gewünschte TSI für ihre Massenfaxsendung ein. Hinweis: Die TSI ist der Name/die Zahl, die den Absender eines Faxes identifiziert. Einige Faxgeräte der Emfänger werden dies als Kopfzeile auf jeder Seite anzeigen. Standardmäßig wird Ihre UTBox Faxnummer verwendet.
  7. Wählen Sie die gewünschte Qualität der Auflösung ihrer Sendung. Hinweis: Wir berechnen einen Aufschlag für eine besonders feine Auflösung, allerdings empfehlen wir in den meisten Fällen die Standardauflösung.
  8. Falls es sich bei der Sendung um einen personalisierten Seriendruck handelt aktivieren Sie das Seriendruck-Kästchen(Fax mail merge). Dies erfordert, dass das verwendete Dokument in einer  speziell formatierten Word Datei gespeichert ist (*.docx).
  9. Klicken Sie auf "Weiter(Next)" für eine Vorschau und überprüfen Sie alle Details.
  10. Wenn Sie Ihre Sendung zu einem anderen Zeitpunkt verschicken möchten, klicken Sie auf "Wählen einer Startzeit" und wählen Sie Datum und Uhrzeit der Sendung.
  11. Wählen Sie Ihre gewünschte "Versendezeit(Target maximun end time)". Hinweis: Dies ist die Zeit, in der die Sendung abgeschlossen sein soll.
  12. Überprüfen Sie alle Angaben noch einmal. Wenn alles Ihren Ansprüchen entspricht klicken Sie auf "START BROADCAST '.

Schritt 4 – Beobachten von aktuellen und vergangenen Massenfaxsendungen

Fax Broadcast Berichte stehen in drei Formen zur Verfügung: alle erfolgreichen Nummern, alle fehlgeschlagenen Nummern und eine zusammenfassung beider Listen.

  1. Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Centre.
  2. Wählen Sie den Link "Aktuelle/Letzte Sendungen(Current/Past Broadcast)" in der linken Menüspalte.
  3. Um Sendungsberichte herunterzuladen wählen Sie entsprechendes Symbol unter "Report" auf der rechten Seite.Hinweis: Drei verschiedene Berichtsarten können heruntergeladen werden
  • Success Only Broadcast Report fax-broadcast-report-success-button.png
  • Failure Only Broadcast Report fax-broadcast-report-failed-button.png
  • Complete Broadcast Report fax-broadcast-report-combined-button.png
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