Schritt 1 – Fax Broadcast-Liste
Massenfaxversand erfordert eine CSV-Liste mit den Faxnummern in Spalte A.
Dieser Schritt erklärt, wie Sie diese erstellen und hochladen können.
- Starten Sie Ihr gewünschtes Tabellenkalkulationsprogramm z.B. Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Tabellenkalkulation.
- Geben Sie die gewünschte Faxnummer in Spalte A ein, so muss z. B. die Zahl +49 (0) 69 123456 als 4969123456 eingegeben werden.
- Sie müssen jeder Spalte eine Kopfzeile geben. In der erste Zelle (A1) muss das Wort "Fax" stehen. Hinweis: Die erste Spalte enthält immer Faxnummern. UTBox kann kein anderes Format akzeptieren. Alle anderen Kopfzeilen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Bei Nutzung von zwei verschiedenen Woertern, müssen diese durch (.,-_) verbunden sein.
- Sobald Sie Ihre Spalten erstellt und alle relevanten Daten eigefügt haben muss das Dokument als CSV (Trennzeichen getrennt)-Datei gespeichert werden. Dazu klicken Sie bei Verwendung von Microsoft Excel 2007/2010 auf die kreisförmige Office-Schaltfläche in der linken, oberen Ecke und dort im Menü "Speichern unter" wählen. In allen Vorgängerversionen klicken Sie auf "Datei -> Speichern unter". Alle folgenden Meldungen mit 'Ja' bestaetigen. Hinweis:Das Standard-Excel-Tabellen Format ist *. xls, allerdings muss das Dokument als *. csv gespeichert werden um vom UTBox System akzeptiert werden zu können.
Beispiel Fax-Liste (mit der Kopfzeile "Name"):
5. Daraufhin oeffnen Sie das Dokument mit dem Editor wie folgt: Rechtsklick auf das Dokument -> Oeffnen mit -> Editor. Hier sehen Sie, dass als Trennzeichen das Semikolon verwendet wird. Um dies durch ein Komma zu ersetzen gehen Sie bitte auf Bearbeiten -> Ersetzen... -> Suchen nach: ';' -> Ersetzen durch: ',' -> Alle ersetzen.
Schritt 2 – Hochladen einer neuen Fax-Nummern Liste
Bevor die Massenfaxsendung verschickt werden kann muss die Liste der Faxnummern im UTBox Member Center hochgeladen werden.
- Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Center.
- Wählen Sie den Link "Hochladen einer Liste(Upload a List)" in der linken Menüspalte.
- Klicken Sie auf "Durchsuchen(Browse)", um die gewünschte Fax-Liste auszuwählen. Suchen Sie Ihre CSV-Datei aus und klicken Sie "Öffnen", um diese auszuwählen. Hinweis: Wenn Sie noch nicht über eine CSV-Fax-Liste verfügen finden Sie Hilfe in Schritt 1.
- Geben Sie Ihrer Liste einen Namen oder eine Beschreibung um sie später leichter zu finden.
- Stellen Sie sicher, dass die eingegebene Email Adresse korrekt ist. Sobald die Liste importiert wurde und bereit steht zur Nutzung erhalten Sie eine Betätigungsmail.
- Klicken Sie auf "Absenden(Submit)".
Schritt 3 – Start des Faxmailing
Voraussetzung zur Einrichtung eines Massenfaxes sind die Auswahl einer Liste und das Hochladen des zu verschickenden Dokumentes.
- Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Centre.
- Wählen Sie den Link "Neue Broadcast(New Broadcast)" in der linken Menüspalte.
- Klicken Sie auf "Durchsuchen(Browse)", um das zu versendene Dokument auszuwählen, daraufhin auf "Öffnen", um es hochzuladen. Hinweis: Bitte beachten Sie unsere unterstützten Dateitypen.
- Wählen Sie die Liste der Faxnummern aus, welche Sie benutzen möchten. Hinweis: Wenn Ihnen keine Liste angezeigt wird, folgen Sie Schritt 1 und Schritt 2.
- Geben Sie eine E-Mail Adresse ein, an welche die Sendebestätigung geschickt werden soll. Wenn Sie keinen Sendebericht erhalten möchten deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
- Geben Sie eine gewünschte TSI für ihre Massenfaxsendung ein. Hinweis: Die TSI ist der Name/die Zahl, die den Absender eines Faxes identifiziert. Einige Faxgeräte der Emfänger werden dies als Kopfzeile auf jeder Seite anzeigen. Standardmäßig wird Ihre UTBox Faxnummer verwendet.
- Wählen Sie die gewünschte Qualität der Auflösung ihrer Sendung. Hinweis: Wir berechnen einen Aufschlag für eine besonders feine Auflösung, allerdings empfehlen wir in den meisten Fällen die Standardauflösung.
- Falls es sich bei der Sendung um einen personalisierten Seriendruck handelt aktivieren Sie das Seriendruck-Kästchen(Fax mail merge). Dies erfordert, dass das verwendete Dokument in einer speziell formatierten Word Datei gespeichert ist (*.docx).
- Klicken Sie auf "Weiter(Next)" für eine Vorschau und überprüfen Sie alle Details.
- Wenn Sie Ihre Sendung zu einem anderen Zeitpunkt verschicken möchten, klicken Sie auf "Wählen einer Startzeit" und wählen Sie Datum und Uhrzeit der Sendung.
- Wählen Sie Ihre gewünschte "Versendezeit(Target maximun end time)". Hinweis: Dies ist die Zeit, in der die Sendung abgeschlossen sein soll.
- Überprüfen Sie alle Angaben noch einmal. Wenn alles Ihren Ansprüchen entspricht klicken Sie auf "START BROADCAST '.
Schritt 4 – Beobachten von aktuellen und vergangenen Massenfaxsendungen
Fax Broadcast Berichte stehen in drei Formen zur Verfügung: alle erfolgreichen Nummern, alle fehlgeschlagenen Nummern und eine zusammenfassung beider Listen.
- Klicken Sie auf "Broadcasting" im UTBox Member Centre.
- Wählen Sie den Link "Aktuelle/Letzte Sendungen(Current/Past Broadcast)" in der linken Menüspalte.
- Um Sendungsberichte herunterzuladen wählen Sie entsprechendes Symbol unter "Report" auf der rechten Seite.Hinweis: Drei verschiedene Berichtsarten können heruntergeladen werden
- Success Only Broadcast Report
- Failure Only Broadcast Report
- Complete Broadcast Report
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